Úkolovník, hlídací pes, nebo užitečný e-kolega?

Ruku na srdce, kolikrát do měsíce se vám stane, že si plácnete do čela, protože jste na něco důležitého málem zapomněli (v horším případě jste na to skutečně zapomněli).

Mě se to například stávalo celkem často. A co teprve hlídat jestli svoje úkoly plní i moji zaměstnanci? Opravdu nejsem povahou kontrolor a hlídání všech těch zodpovědností mě hrozně zatěžovalo.

Samozřejmě jsme ve firmě zkoušeli různá řešení od papírových diářů až po sofistikovanější řešení jako je kalendář v Googlu a různé poznámky a alarmy v mobilech. S tím, jak se firma rozšiřovala a přibírali jsme nové a nové lidi, tak rostla agenda a začala vyvstávat potřeba to řešit nějak komplexně. Když jsem si pak psal na další den úkol, že mám zkontrolovat, jak kdo splnil úkoly jemu přidělené, tak bylo na čase si přiznat, že takhle už to nejde.

Začal jsem se tedy rozhlížet po nějakém rozumném řešení.

Co bychom od takového „úkolovníku“ chtěli?

Sedli jsme si ve firmě společně se zaměstnanci a udělali si malý brainstorming.

Vyšlo nám z toho, že po takové aplikaci (nebo systému) chceme:

  • Aby hlídal termíny splnění toho, co bylo zadáno, a v rozumných časových intervalech se připomínal všem, kterých se to týká.
  • Samozřejmě jsme potřebovali, aby úkoly byly sdílené a abychom měli možnost zde nastavit různé přístupy (moji zaměstnanci určitě nepotřebují vidět všechno, co dělám já, ale naopak by to fungovat mělo).
  • K jednotlivým úkolům jsme chtěli mít možnost přidávat komentáře. Byl úkol splněný? Super, můžu rovnou zaměstnance pochválit. Nebyl? Nebo jen v nějaké míře? V reálném čase je to možné vysvětlit.
  • Co bylo důležité pro mě, bylo, že jsem chtěl vidět kolik času, na jaké činnosti zaměstnanci tráví. Které činnosti nám přinášejí zisk a na kterých trávíme příliš mnoho času, který není efektivně využitý?
  • Samozřejmý požadavek byl, aby všechno bylo přístupné hned a z jakéhokoliv zařízení. Jsme realitní kancelář a naši makléři si psali svoje poznámky do sešitků, na papíry. Chtěl jsem, aby mohli tyto poznámky vkládat rovnou do systému a někdo v kanceláři to mohl rovnou začít řešit.
  • A nakonec jsme potřebovali, aby úkoly vznikaly automaticky z takových věcí, jako když se někdo zaregistroval na našich stránkách. Chtěl jsem aby úkolovník hned poslal upozornění zodpovědné osobě, která bude potencionálního klienta kontaktovat.

Nebylo toho málo. Z původně plánovaného o trochu chytřejšího diáře nám vyšel požadavek na poměrně propracovaný informační systém.

Chvilku jsme hledali a nakonec našli takový produkt v Aplikacích na míru.

Jak na nic nezapomenout a nemuset všechny kontrolovat?
Jak na nic nezapomenout a nemuset všechny kontrolovat?

 

A jak nám to ušetřilo čas?

  • Mě osobně to ubralo minimálně hodinu práce denně, kterou jsem věnoval kontrole a dohledávání toho, co má být a co už je hotovo.
  • Zlepšilo a zprůhlednilo to vztahy na pracovišti, úkoly si už nejde přehazovat jako horký brambor a všichni vždycky vidíme, kdo je za co zodpovědný. Některé procesy nemusí jít přese mě, protože je jasné, kdo má jaké kompetence a na koho se obracet.
  • Mám čistší hlavu, už mě po probuzení ani před spaním nestraší myšlenka, na co všechno jsem asi zapomněl.
  • Zlepšila se efektivita práce, jak moje, tak všech zaměstnanců, všichni prostě víme, co a kdy dělat.

Úkolovník má ještě jednu výhodu, kterou jsem ocenil především jako manažer a šéf. Když někdo něco udělá dobře, můžu ho v reálném čase ocenit a poděkovat mu. Je to velmi motivační a funguje to výborně.

Když byste chtěli pro své podnikání podobné řešení, doporučuju to probrat i se svými zaměstnanci, mnoho podnětů vzešlo právě od nich. Navíc vidí všechny procesy ve firmě z druhé strany než vy jako šéf a mohou vnímat věci, které vám unikají. Když si navíc vymyslíte zadání společně, stane se úkolovník dalším kolegou a ne protivným dozorcem jejich práce.

Děkuji za pozornost a jdu si odškrtnout, že úkol napsat článek na blog je splněn.

Petr Wágner, majitel realitní kanceláře, klient Aplikací na míru

 www.aplikace-na-miru.cz

Microsoft Excel- obří kalkulačka, nebo nepostradatelný pomocník?

Trocha historie:

První verze pro Macintosh vyšla v roce 1985. MS Excel byl první program, kde se využívalo rozbalovacích menu ovládaných klikáním myší. Právě kvůli Excelu si mnoho lidí koupilo počítač Macintosh.

Později, konkrétně v listopadu 1987, kdy byl uveden jako jedna z prvních aplikací pro MS Windows, byl Excel jedním z hlavních programů, které táhly uživatele k používání nového operačního systému Windows.

Už od verze 5 z roku 1993 má Excel dominantní postavení na trhu.

V roce 1993 rovněž Microsoft přidal podporu pro Visual Basic for Applications (VBA). Tento jazyk umožnil posunout možnosti Excelu mnohem dál, než bylo do té doby možné. Jazyk VBA se používá i při vytváření tzv. maker.

Jednoduchá makra pro opakování stejných činností si může vytvořit každý pomocí záznamu makra, kdy ručně vykoná nějaké kroky, které bude v budoucnu chtít znovu opakovat a toto makro si pojmenuje, případně mu přiřadí horkou klávesu. Excel zaznamená postup činnost pomocí jazyka VBA a vytvoří tak jednoduchý program.

Má Excel konkurenci?

Pokud potřebujete využívat Excel profesionálně, pak je v podstatě bezkonkurenční a jedinou vhodnou volbou. Pokud však potřebujete pouze základní funkce a chcete tabulkový procesor využívat jen pro jednoduché úkony, pak lze nalézt řadu konkurentů. Jsou to například bezplatné verze kancelářských balíků.

Je Excel jenom „obří kalkulačka“?

Excel nejsou jen tabulky, Excel toho umí o hodně, víc, než mnoho lidí tuší a také má spousty funkcí, které většina z nás po celý svůj život nikdy nepoužije.

Ze statistik dokonce vyplývá, že 80 % uživatelů Microsoft Excelu využívá pouze 20 % dostupných funkcí. Excel rozhodně není pouze obří kalkulačka, ale může sloužit jako výkonná firemní aplikace, která zjednodušuje procesy, práci s daty a šetří čas. Pro takové využití, ale už potřebujete práci zdatného programátora, který vám takové procesy nastaví.

 www.excel-na-miru.cz

Webové firemní systémy – jak mohou zlepšit vztahy s vašimi zákazníky?

Webový systém, nebo firemní informační systém. Tato slova jistě znáte a slýcháte je často. Nějaký systém už třeba ve své firmě využíváte a třeba jste jen ve fázi rozhodování.

Častým důvodem pro zakoupení takového produktu je potřeba lepší organizace času a procesů ve firmě, snazší řízení podniku a podobně.

Co je ovšem hlavním a často nedoceněným benefitem firemních systémů?

Využíváním webového systému ve firmě můžete dramaticky zvýšit kvalitu péče o naše zákazníky.

Pojďme se u toho na chvíli zastavit. Na co se většinou zaměřujete? Na získávání nových zákazníků, to je logické. Ale je tomu opravdu tak? Nebylo by snazší a efektivnější vybudování kvalitní databáze stávajících zákazníků a tedy samozřejmě péče o ně? Kdo u vás nakoupil jednou a byl spokojen, pravděpodobně to udělá znova. A co udělá ještě? Doporučí vás dál.

Webová aplikace, nebo firemní systém může být přesně tím nástrojem, díky kterému budou vaši zákazníci spokojeni, budou se vracet a budou vás doporučovat dál.

Dashboard vaše podnikání na jednom místě

V čem konkrétně vám může tedy firemní systém pomoct?

  • Webový systém má efektivní nástroje pro správu a řízení kontaktů – komunikujete efektivně, víte, v jaké fázi je zakázka a dokážete operativně řešit každý problém.
  • Firemní aplikace šetří čas, díky tomu budete rychlejší a tedy i levnější.
  • Využívá-li firma webový systém, pak má možnost sledovat významné obchodní případy a reagovat na každou potřebu zákazníka i na případné komplikace.
  • Díky firemnímu systému získáte podporu veškerých servisních aktivit. Budete mít lépe zorganizovaný servis, podporu všech servisních zásahů u zákazníka, uvidíte všechny informace o jednotlivých produktech a také jejich opravách.
  • Důležitou součástí vaší práce by mělo být budování kvalitní databáze zákazníků, se kterou můžete dál pracovat. V tom je firemní webový systém nedocenitelný pomocník. Základním předpokladem úspěšného využití databáze je totiž právě organizace a hlavně centralizace informací o zákaznících a jejich účinné roztřídění do seznamů.
  • Webový systém vás podpoří v komunikaci se zákazníky, spolupráci s okolím podniku či spolupráci s obchodními partnery. Děje se tak prostřednictvím toho, že můžete sdílet data ze všech aplikací a seznamů vztažených ke společným zákazníkům, vidíte, kdo kdy a jak komunikoval.
  • Některé systémy umožňují i mapování chování zákazníků například na e-shopech, díky kterému lze web vylepšovat, tak aby byl pro klienta přehledný a intuitivní.

A na závěr jedna rada:

Až budete vybírat ten svůj firemní systém, pamatujte, že to co děláte je jedinečné, stejně tak jako jsou vaši klienti. Každý má své individuální potřeby, jednotlivý klienti, stejně jako jednotlivé podniky.

Je lépe věnovat prostor důkladné analýze toho, co od firemního systému potřebujete, tak aby byl jeho přínos pro vaše zákazníky maximální. Mějte vaše klienty na paměti při každém kroku, který uděláte.

Jakkoliv by se zdálo, snaží koupit hotový produkt, doporučujeme dát si tu práci a nechat si připravit produkt na míru. Bude efektivnější a ve výsledku levnější.

Přejeme vám mnoho a mnoho spokojených zákazníků.

Vaše Aplikace na míru

 www.aplikace-na-miru.cz