Jak dobře vybrat firemní software? aneb Jak nenaletět a nekoupit “shelfware”?

Výběr softwaru je stále jakási nová, mnohdy tajemná oblast plná nejasností, které zákazník nedokáže správně rozklíčovat. Tomu potom odpovídá vysoké množství „shelfwares“, tedy softwarů, které jsou koupeny s velkými očekáváními a záměry, ale končí na zaprášených regálech (regál = angl. shelf). Jak tedy vybrat skutečně efektivní firemní software? To vám poradíme v tomto článku…

Technické specifikace a další ne/důležitá vodítka

Jistě, technické vlastnosti jsou důležité, ale nejsou zdaleka jediným kritériem při výběru software. Podívejte se na seznam faktorů, které je třeba zvážit, a vybírejte nejlépe, jak je možné.

1) Historie a zkušenosti dodavatele

Znáte společnost, která software prodává? Dokážete si o ní jednoduše vyhledat nejdůležitější informace? Právě spolehlivost dodavatele je jedním ze zásadních kritérií. Tito lidé totiž budou zacházet s vašimi (citlivými) daty. Zjistěte si, s jakými zákazníky v minulosti spolupracovali, jaké jsou jejich reference a  na základě zjištěného si položte otázku, zda jim můžete důvěřovat.

2) Jak ohodnotit cenu software?

Náklady

Na náklady je třeba nahlížet v širším úhlu pohledu, protože nízká cena na vstupu může snadno vést ke zvýšení dlouhodobých nákladů. Jistě se nezapomeňte zeptat, zde dodavatel dokáže zefektivnit vaše staré procesy, nebo pouze dodat „technické“ řešení.

Poměr cena/výkon

Analýza nákladů a přínosů dává smysl. Náklady je třeba srovnat s ROI (return of investment) neboli spočítat, kdy a jak se investice do software vrátí. Vybírejte ty dodavatele, kteří dokážou prezentovat návratnost investice na míru a do detailu.

Potřeby vs. cena

Další otázkou je, zda existuje překrývání funkce a potřeb. Mnoho funkcí se totiž nemusí týkat skutečných potřeb. Měli byste jasně definovat své potřeby a rozdělit funkce přinejmenším na nezbytné a nepotřebné. Rozsáhlejším schématem klasifikace funkcí je pak např. musí mít, měl by mít a může se hodit v budoucnu.

3) Jednoduchost použití / implementace

Osvojení a učící křivka jsou spojené s každým novým nákupem, stejně tak s pořízením software. Nový software je třeba integrovat se stávajícími systémy a procesy. V případě, že software je příliš robustní a složitý, může dojít ke komplikacím, kterým se snažte předejít tím, že s nimi dodavatele před nákupem seznámíte.

Snadnost použití

Software by měl mít intuitivní rozhraní a využití funkcí by mělo být do značné míry samozřejmé. Čím kratší je potřebný čas na učení nového uživatele, tím lépe. Váš nový software by měl umět bezproblémově komunikovat se stávajícími systémy. Například software pro spolupráci může používat některé funkce z aplikací Outlook, Excel atd.

Přijetí nového systému zaměstnanci

Studie z USA ukázaly, že 22 % zakoupených podnikových systémů (ERP) není nikdy použito. Není pochyb o tom, že tzv. „boxovaný software“ je výsledkem špatného nákupního rozhodnutí. Tyto studie jasně ukazují význam dobře promyšleného nákupu.

To byla základní kritéria, na která byste při výběru software rozhodně měli brát zřetel. Rozhodně to však neznamená, že tu nejsou žádná další, a že i přes veškeré snahy neuděláte ve výběru chybu.

Jednou z možných cest k ochraně proti “shelfware” a nejjistějším způsobem, jak neplatit, za něco, co nepotřebujete (a současně získat vše, co musíte mít), je nechat si vyrobit software zcela na míru.

Kontaktujte mne se svojí poptávkou, rád vám poradím s tím nejefektivnějším řešením přímo pro vás.

Igor Ďatko, aplikace-na-miru.cz